Thông thường trước khi in bạn chỉ cần khởi động và bật nguồn thiết bị để chuyển sang trạng thái trực tuyến online là xong. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp tình trạng cho dù đã bật máy in nhưng máy in vẫn cứ ghi báo đang ở trạng thái ngoại tuyến offline. Vậy bạn phải làm sao? Trong bài viết dưới đây BCA Việt Nam sẽ đưa ra một số nguyên nhân phổ biến nhất cũng như cách sửa lỗi, xử lý khi máy in bị hiển thị offline.
Cách 1: Khởi động lại thiết bị máy in
Trước hết nếu thấy thiết bị vẫn ở tình trạng offline, bạn nên khởi động lại máy tính. Có nhiều trường hợp lỗi máy in bị offline nhưng khi khởi động máy tính lại thì hoạt động được. Chúng ta tắt cả máy tính lẫn máy in. Sau đó, bật nguồn máy in lên và đợi cho đến khi hoàn thành việc kết nối mạng.
Nếu máy sử dụng cáp USB thì chỉ cần máy in hoàn thành quá trình khởi động. Sau đó hãy thử xem máy in đã hiện trạng thái online hay chưa.
Chúng ta cần tắt hẳn máy in luôn chứ không chuyển nó sang chế độ sleep. Nếu cần có thể rút dây nguồn của máy in ra và đợi khoảng 30 giây.
Cách 2: Cài đặt các tiện ích hỗ trợ máy in kèm theo của hãng
Bạn có thể thử các phần mềm hỗ trợ đi kèm với máy in. Những tiện ích này đều có khả năng nhận diện máy in trên mạng LAN và xử lý các vấn đề khác dẫn đến tình trạng máy in offline.
Đa số nhà sản xuất máy in đều cung cấp những phần mềm hỗ trợ Win 7, Win 8 hay Win 10 đi kèm chẳng hạn với máy in HP bạn có thể sử dụng phần mềm HP Print and Scan Doctor.
Với máy in Canon, chúng ta cần truy cập vào trang
https://www.usa.canon.com/internet/portal/us/home/support/ rồi nhập dòng máy vào (model number), sau đó chọn thẻ Software để tải phần mềm đúng với loại máy in bạn đang dùng.
https://www.usa.canon.com/internet/portal/us/home/support/ rồi nhập dòng máy vào (model number), sau đó chọn thẻ Software để tải phần mềm đúng với loại máy in bạn đang dùng.
Với máy in của hãng Dell, bạn truy cập vào trang trình điều khiển dưới đây. Sau đó tìm kiếm đúng dòng máy in của bạn rồi tải ứng dụng tương ứng.
http://www.dell.com/support/home/vn/en/vnbsdt1/products/printers_main?app=drivers
Bên cạnh đó, người dùng còn có thể kiểm tra máy in đã được cài đặt phần mềm hỗ trợ hay chưa, bằng cách truy cập vào thiết lập hệ thống máy in trên Windows 10.http://www.dell.com/support/home/vn/en/vnbsdt1/products/printers_main?app=drivers
Bạn truy cập vào Settings, chọn Devices -> Printers and Scanners.
Cách 3: Kiểm tra thiết lập của máy in
Trong trường hợp máy in báo offline thì bạn có thể kiểm tra lại cấu hình thông tin đã thiết lập. Trong Control Panel, bạn nhấn vào mục Devices and Printers rồi nhấp đúp chuột lên máy in gặp vấn đề.
Tại đây bạn nhấn vào nút thẻ Printer rồi bỏ dấu tích (nếu có) tại các tùy chọn Pause Printing và Use Printer Offline.
Cách 4: Sử dụng công cụ sửa lỗi máy in bị offline có sẵn trên Windows
Cách này sẽ áp dụng trong trường hợp lỗi do hệ thống của Windows. Bạn sẽ cần sử dụng đến công cụ xử lý fix lỗi troubleshooter của Windows. Bạn nhấn vào Settings chọn Devices -> chọn Printers and Scanners.
Tiếp đến nhấn vào nút Manage ở máy in offline rồi nhấn tiếp vào Run the troubleshooter. Click chuột vào tùy chọn đó để kiểm tra dịch vụ, thiết lập mạng...
Cách 5: Kiểm tra thiết lập của cổng máy in
Nếu máy in của bạn thuộc loại có kết nối mạng, có địa chỉ IP thì lỗi máy in báo offline có thể là do cấu hình cổng. Có thể là do địa chỉ IP máy in đã thay đổi nhưng cấu hình cổng vẫn trỏ đến địa chỉ IP cũ.
Bước 1:
Chúng ta cần dò địa chỉ IP của máy in thông qua việc sử dụng các công cụ quét mạng miễn phí để xem địa chỉ IP của tất cả các thiết bị trên hệ thống mạng.
Với máy tính Windows bạn có thể dùng phần mềm SoftPerfect Network Scanner.
https://www.softperfect.com/products/networkscanner/
Với máy tính Mac có thể dùng các phần mềm như LanScan hoặc Angry IP Scanner
http://angryip.org/
https://itunes.apple.com/us/app/lanscan/id472226235?mt=12
Bước 2:
Kế đến khi đã biết được địa chỉ IP của máy in, bạn truy cập vào Control Panel rồi chọn Devices and Printers. Nhấp chuột phải lên máy in chọn Printer Properties.
Bước 3:
Xuất hiện giao diện mới với địa chỉ IP của máy in. Nếu địa chỉ của máy in khác với địa chỉ IP hiển thị ở giao diện này, nghĩa là địa chỉ IP đã được đổi. Hãy nhanh chóng cập nhật lại địa chỉ IP máy in mới tại dòng Printer Name or IP Address. Nhấn OK để lưu lại.
Cách 6: Xóa máy in và cài đặt lại
Khi Windows nhận diện 1 máy in mới thì nó sẽ tiến hành kiểm tra các thiết lập, đặc biệt đảm bảo máy in được cài đặt driver đúng.
Bước 1:
Để xóa máy in bạn vào Control Panel => Devices and Printers. Click chuột phải vào máy in bị lỗi và chọn Remove device. Sau đó khởi động lại máy tính.
Bước 2:
Khi máy tính khởi động xong, bạn nhấn chọn Add a printer và Windows sẽ tự động dò tìm máy in được kết nối trực tiếp hoặc qua mạng.
Cách 7: Cách chỉnh máy in bị offline bằng cách cài đặt lại driver
Cuối cùng nguyên nhân xảy ra máy in bị báo lỗi offline có thể là từ driver. Người dùng nên tải driver đúng từ trang chủ của nhà sản xuất. Nhưng trước tiên bạn cần xóa driver hiện tại.
Bước 1:
Tại thanh tìm kiếm trên Windows, bạn gõ từ khóa Print Management rồi nhấp vào kết quả tìm được. Xuất hiện giao diện mới, ở danh sách bên cột trái bạn nhấn chọn vào Printer Servers rồi chọn vào tên máy tính. Bên dưới xuất hiện thêm danh sách các mục, nhấn vào Drivers.
Ngay lâp tức bạn sẽ nhìn thấy các driver đã được cài đặt trên hệ thống.
Bước 2:
Trong danh sách này bạn click vào tên driver muốn xóa. Tuy nhiên hãy chắc chắn rằng không có máy in nào sử dụng driver này. Chọn mục Printers ở khung bên trái. Nhìn sang bên phải, nếu bạn muốn xóa cả driver và máy in thì chọn chuột phải lên máy in và chọn Delete.
Bước 3:
Nếu bạn muốn giữ lại tên máy in mà chỉ xóa driver, click chuột phải lên máy in chọn Properties và sau đó chọn thẻ Advanced trong giao diện xuất hiện.
Tại mục Driver nhấn chọn sẽ thấy xuất hiện danh sách xổ xuống. Bạn sẽ đổi driver hiện tại sang driver khác. Hãy chọn driver khác trừ driver bạn muốn xóa.
Bước 4:
Quay trở lại với giao diện Print Management và chọn mục Drivers. Driver bạn muốn xóa sẽ không thuộc bất kỳ máy in nào. Cuối cùng click chuột phải và chọn Delete.
Cuối cùng bạn hãy tải lại driver mới cho thiết bị là hoàn tất.
Trên đây là một vài nguyên nhân cũng như cách khắc phục lỗi máy in bị báo offline. Khi cách sửa đơn giản là khởi động lại máy tính và máy in không hiệu quả, chúng ta buộc phải kiểm tra kỹ hơn trong hệ thống và cần một số công cụ hỗ trợ khác.
