- Tiết kiệm không gian: Số hóa tài liệu giúp giảm bớt không gian lưu trữ vật lý cần thiết cho hồ sơ giấy.
- Quản lý tập trung: Tài liệu số hóa có thể được lưu trữ trên các hệ thống quản lý tài liệu điện tử, giúp dễ dàng truy cập, tìm kiếm và quản lý.
- Bảo mật thông tin: Tài liệu số hóa có thể được mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu, giảm nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng so với tài liệu giấy.
- Bảo quản lâu dài: Tài liệu số hóa không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường như ẩm mốc, cháy nổ.
- Tìm kiếm nhanh chóng: Số hóa tài liệu cho phép tìm kiếm thông tin nhanh chóng thông qua từ khóa, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Dễ dàng chia sẻ: Tài liệu số hóa có thể được chia sẻ nhanh chóng qua email hoặc các hệ thống chia sẻ tài liệu trực tuyến, giúp cải thiện sự hợp tác và giao tiếp trong công việc.
- Chuyển đổi văn bản: Công nghệ OCR cho phép chuyển đổi các tài liệu quét thành văn bản có thể chỉnh sửa được, giúp tiết kiệm thời gian và công sức soạn thảo lại tài liệu.
- Tạo tài liệu có thể tìm kiếm: OCR giúp tạo ra các tài liệu số có khả năng tìm kiếm nội dung, nâng cao hiệu quả trong việc truy xuất thông tin.
- Giảm chi phí in ấn và lưu trữ: Số hóa tài liệu giúp giảm chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ giấy.
- Tăng hiệu suất làm việc: Việc truy cập và xử lý tài liệu nhanh chóng giúp tăng năng suất và giảm chi phí nhân lực.
- Tuân thủ pháp luật: Nhiều ngành nghề yêu cầu lưu trữ và quản lý tài liệu theo quy định pháp luật. Số hóa tài liệu giúp tuân thủ các yêu cầu này dễ dàng hơn.
- Dễ dàng kiểm tra và kiểm soát: Tài liệu số hóa có thể được kiểm tra và kiểm soát dễ dàng, đảm bảo tuân thủ các quy trình và quy định nội bộ.
.jpg)
