1. Nguyên nhân thay đổi
Theo quyết định của Nhà nước, từ ngày 01/01/2025, nhiều địa phương trên cả nước sẽ có sự thay đổi địa giới hành chính, bao gồm:
- Sáp nhập, chia tách, hoặc đổi tên phường/xã, quận/huyện.
- Thay đổi cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng đến địa chỉ pháp lý trên các giấy tờ doanh nghiệp như giấy phép kinh doanh, hóa đơn điện tử, chữ ký số.
Sự thay đổi này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình xuất hóa đơn, kê khai thuế và giao dịch với khách hàng, đối tác. Vì vậy, việc cập nhật thông tin là bắt buộc để đảm bảo đúng quy định pháp luật.
2. Yêu cầu đối với Nhân viên
🔹 Nhân viên kinh doanh & CSKH:
- Chủ động thông báo cho khách hàng kiểm tra và cập nhật địa chỉ doanh nghiệp mới (nếu có thay đổi).
- Hướng dẫn khách hàng gửi Giấy phép đăng ký kinh doanh mới nhất để cập nhật hồ sơ hóa đơn.
🔹 Bộ phận kế toán & tài chính:
- Kiểm tra thông tin địa chỉ trước khi xuất hóa đơn.
- Cập nhật địa chỉ mới trong Tờ khai thay đổi thông tin hóa đơn điện tử để đảm bảo hợp lệ.
- Rà soát và điều chỉnh thông tin khách hàng trong phần mềm kế toán.
🔹 Bộ phận giao dịch & vận hành:
- Đối chiếu thông tin khách hàng khi xử lý đơn hàng, hợp đồng.
- Kiểm tra các chứng từ liên quan như giấy phép phần mềm, chữ ký số, hợp đồng nhà cung cấp.
3. Hướng dẫn cập nhật thông tin
✅ Cập nhật Giấy đăng ký kinh doanh nếu địa chỉ doanh nghiệp có thay đổi.
✅ Điều chỉnh địa chỉ trên hồ sơ hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
✅ Cập nhật Giấy phép sử dụng phần mềm, chữ ký số để đồng bộ dữ liệu.
✅ Kiểm tra và điều chỉnh thông tin trên danh mục khách hàng, nhà cung cấp để tránh sai sót trong giao dịch.
Việc cập nhật thông tin này là cần thiết để đảm bảo quy trình xuất hóa đơn tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro về giao dịch thương mại và thuế. Mong toàn thể nhân viên nghiêm túc thực hiện và phối hợp chặt chẽ để hỗ trợ khách hàng tốt nhất.
📌 Mọi thắc mắc hoặc trường hợp đặc biệt, vui lòng liên hệ bộ phận Kế toán để được hướng dẫn chi tiết.
Trân trọng,
BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT BCA
